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La gestione del museo vuoto

Cinque cose da fare per affrontare fin da subito la chiusura forzata della tua istituzione

 

 

Come volevasi dimostrare. 

Quella che molti hanno sottovalutato, era in realtà la punta di un iceberg che ha squarciato per sempre la nostra vita.

 

Ed oggi, a distanza di due settimane dalla mia presa di posizione, sono ancora più convinto di una cosa: non abbiamo ancora visto niente.

 

La crisi che ne seguirà sarà infatti peggiore rispetto a tutte quelle viste fino ad oggi: a differenza di quella finanziaria del 2008 infatti, quella attuale è più complicata, imprevedibile e “incontrollabile” (quando sto terminando la revisione dell’articolo, il direttore dell’Organizzazione Mondiale della Sanità Tedros Adhanom Ghebreyesus, ha appena confermato per il COVID-19 il livello di pandemia).

 

Al netto di queste considerazioni, la strada da non intraprendere è quella della disperazione e della rassegnazione.

 

Cosa fare in uno scenario del genere?

 

Dobbiamo porre le basi alla “sopravvivenza” della cultura ripensando il futuro immediatamente. 

Diceva mia nonna:

 

“Se non proponi soluzioni, sei parte del problema”

 

Ho così deciso di raccogliere in questo articolo, in una sorta di lettera simbolica rivolta a coloro che dirigono un’istituzione, 5 consigli utili al fine di una corretta gestione del museo vuoto.

 

Non devi pensare quindi “come” puoi fare per seguire questi consigli ma pensa a “quante” di queste operazioni ancora non stai facendo.

Focalizzati sulle due o tre idee funzionali per il tuo museo che, se implementate, ti daranno un enorme vantaggio una volta usciti dalla crisi.

 

Partiamo. 

 

1. Se non hai i numeri, non sai dove andare

 

Nei periodi di recessione, i livelli di fatturato e di liquidità scendono sempre più velocemente delle spese. Ecco perché risulta fondamentale fare immediatamente un controllo accurato dei costi.

 

Per capire dove (e quanto) si può effettivamente risparmiare bisogna innanzitutto partire nell’identificare le uscite sostenute durante l’anno (corretto sarebbe prendere un arco temporale più ampio per un rapporto più dettagliato ma cominciamo con gli ultimi 12 mesi).

 

Se non sei pratico di numeri il confronto con dipendenti e collaboratori potrebbe aiutarti, indicandoti dove avvengono le principali perdite di tempo e/o denaro nelle loro rispettive aree (costi di acquisto, rapporti con i fornitori e i costi di comunicazione tradizionale sono di norma i più gettonati). 

 

La chiave è non farsi prendere alla sprovvista: taglia subito dove puoi, per evitare conseguenze potenzialmente più dolorose in futuro.

 

2. Ripensa alla strategia

 

Usa il tempo che hai recuperato con la struttura vuota per ri-pianificare le attività strategiche per il tuo museo.

Nell’ordine devi: 

  • controllare che non ci siano delle campagne di marketing attive (sembra banale ma non sai quante volte vedo dei post sponsorizzati di posti e località chiusi ma che continuano a girare sulla mia bacheca di facebook); 
  • sistemare il database dei contatti. Quante mail (e numeri di cellulare) di visitatori avrebbero bisogno di essere rispolverate e riutilizzate?
  • preparare i contenuti per tutta la parte online (foto, articoli blog, post social, …) e per la promozione offline (flyer, brochure, cataloghi, uscite sui giornali, …).;
  • fare le traduzioni;
  • aggiornare il materiale per la didattica
  • ordinare le priorità. Ci sono progetti fermi che varrebbe la pena riattivare? Ce ne sono altri attivi che invece meriterebbero di essere ripresi in mano e rivisti? 

 

Il principio che ti deve guidare è quello del “Semina adesso per raccogliere dopo”.

 

3. Innova

 

Ci sono due tipi di innovazione: verso l’esterno e verso l’interno. 

 

Verso l’esterno 

 

La chiusura del museo comporta una nuova presa di consapevolezza: sorge infatti la necessità di implementare una parte di primo contatto con il nostro visitatore, da offline (normalmente infatti avviene in loco, all’interno del museo) a online, allo scopo di educarlo offrendo più informazioni possibili (ed acquisire così dati di contatto dello stesso).

Blog, social, mailing, PR, automation, … sono tattiche che se messe insieme, coordinate in modo chiaro, basate su un posizionamento forte e sulla conoscenza di pubblico e competitors, garantiscono la riuscita della strategia.

 

Ma non fermarti a questo. 

 

Chiediti “Come posso sostituire la visita guidata che al momento non posso proporre?”. Molti musei stanno in questi giorni facendo a gara nel raccontare con video e pillole quotidiane le proprie collezioni. Ideale sarebbe però avere a disposizione una soluzione digitale, così da permettere l’inserimento in tempo reale dei contenuti che poi il visitatore troverà a disposizione.

 

Verso l’interno 

 

Ciò che devi importi è creare ed adeguare i sistemi, da quelli più semplici a quelli più complessi.

Dai dati in cloud (per permettere ai collaboratori di accedere alle informazioni e ai documenti come se fossero in museo), alle mail, passando per la comunicazione tra dipendenti, fino al tracciamento del lavoro (task, ore-progetto, …). 

 

Non entro nello specifico in quanto lo specialista del settore è il mio socio Marco. Nell’ultima settimana ha tenuto un webinar ad imprenditori e manager, svelando il nostro know-how aziendale, dando consigli su software e strumenti che in questi anni abbiamo selezionato per lavorare al meglio. 

Ti consiglio di leggere un riassunto dettagliato QUI.

 

4. Lavora sul tuo team

 

Se non ci sono visitatori in museo perché non cogliere l’opportunità di lavorare con il team? 

Puoi sfruttare questo momento per fare sessioni specifiche di formazione interna. Prova a pensare a quante aree avrebbero bisogno di essere aggiornate:

  • metodi di accoglienza;
  • modi e percorsi della visita guidata;
  • acquisizione clienti;
  • modalità di vendita;
  • promozione del merchandise.

 

Non solo. 

Con l’Università chiusa, molti studenti saranno a casa. C’è la possibilità di “lavorare” con qualcuno di loro? Perché non coordinarlo nell’implementazione dei lavori più operativi?

 

Mostrati propositivo verso il tuo team. Ne avrà bisogno in questo periodo di stress.

 

5. Non lamentarti 

 

Perdona la franchezza ma non sopporto la gente che si lamenta di continuo. 

Quel che è successo, è ormai il passato. Il danno è stato fatto. 

Non è colpa tua. 

Piangersi addosso perché il tuo museo ha dovuto chiudere o perché siamo costretti a stare in casa per questa situazione senza precedenti, non servirà a niente.

 

Prima o poi si riprenderà 

 

Mi piacerebbe dissolvere il Coronavirus e tutte le sue conseguenze semplicemente schioccando le dita come IronMan. 

Ma non è fattibile.

E nemmeno questi 5 consigli decreteranno con certezza matematica la sopravvivenza del tuo museo a questa crisi. Sono troppe le variabili aperte. 

 

Tuttavia ritengo che queste dovute precauzioni la tua istituzione possa accelerare la ripresa una volta terminata l’emergenza, anche in funzione del cambiamento delle abitudini dei visitatori

 

Nel libro Ogni Maledetto Museo, parlando di pianificazione a lungo termine, ho sottolineato che, anticipare il più possibile il futuro, risulta fondamentale al fine di garantire al potenziale ospite tutte le opzioni di visita possibile. 

 

Oggi, la velocità con cui stanno cambiando (e cambieranno) le nostre vite non può e non deve compromettere questo obiettivo.